個人情報の取り扱い（プライバシーポリシー）
Pharmate（以下「本アプリ」）は、薬剤科の職員が勤務の希望を提出し、確定した勤務表を確認するための、薬剤科内の業務用アプリです。本アプリは薬剤科（管理者：薬剤科長）が運用します。利用できるのは、薬剤科長から招待コードを受け取った職員に限られます。
本アプリで扱う情報と、その取り扱いを次のとおり定めます。
要点
- メールアドレスは保存しません。
- 患者さんの情報は一切扱いません。
- 保存するのは、勤務と休暇に関する記録と、ログインを見分けるための番号だけです。
- 集めた情報を、薬剤科の勤務表の作成と確認以外に使うことはありません。
1. 扱う情報
| 職員の基本情報 | 氏名、勤務表での表記、入職日、雇用区分、権限（一般／管理者）、在籍の状況。薬剤科長が登録します |
|---|---|
| 勤務に関する記録 | 勤務表（勤務の区分、休暇の種類、時間帯など）、勤務の希望とその承認の結果、勤務に関する個人の条件（早上がりなど）、休暇の付与・取得の記録 |
| ログインのための情報 | Googleアカウントの利用者ID（Googleが発行する、数字の並びの番号。これだけではどなたか分かりません）、招待コード、最終ログインの日時 |
| 操作の記録 | 誰が（職員の番号）、いつ、どの操作をしたか。公開後に勤務表を変更した場合は、変更の理由と本人の了解の有無 |
2. Googleでのログインについて
本アプリは、Googleアカウントでログインします。ログインの際、Googleから本アプリに利用者ID・メールアドレス・氏名・プロフィール写真が渡されます。
- 本アプリが使い、保存するのは利用者IDだけです。本人であることの確認と、登録済みの職員であることの照合に使います。
- メールアドレス・Googleアカウントの氏名・プロフィール写真は、保存しません。ログインの確認が終わった時点で捨て、記録にも残しません。
- メールアドレスを持たないため、本アプリから職員にメールでお知らせを送ることはありません。
- Googleから受け取った情報の使用は、Google API サービスのユーザーデータに関するポリシー（Limited Use の要件を含む）に従います。
3. 使う目的
- 勤務の希望の受け付けと、その承認
- 勤務表の作成と、職員への公開
- 勤務の回数の偏りを確かめること、休暇（年次有給休暇・リフレッシュ休暇・代休）の日数を数えること
- 労働時間に関する決まり（時間外労働の上限など）を守れているかを確かめること
- 勤務表を変更したときの経緯を記録すること
これら以外の目的には使いません。
4. 保存する場所と、見られる人
| 保存する場所 | 薬剤科が管理する Google スプレッドシートと Google Apps Script（Google の設備） |
|---|---|
| 画面の置き場所 | Cloudflare Pages。画面のファイルだけを置いており、職員の情報は置いていません |
| 職員（一般）が見られるもの | 自分の希望と休暇の状況。公開済みの勤務表（全員の勤務と休み）と、全員の勤務の回数・休暇の取得日数 |
| 薬剤科長が見られるもの | 全員の希望、勤務表（作成中のものを含む）、休暇の残日数、操作の記録、登録の状況 |
| 見られないようにしているもの | 職員の年次有給休暇の残日数と失効の見込みは、職員の画面には表示しません（薬剤科長の画面のみ）。スプレッドシートは職員と共有せず、情報は必ず本アプリを通して扱います |
5. スマートフォンやパソコンに残るもの
- 本アプリは、画面を速く開くために、画面のファイルと、ログインに使う公開の設定（どのアプリへのログインかを示す番号など）を端末に保存します。
- 毎回のログインを省くために、「通行証」を端末に保存します。通行証は意味を持たない文字の並びで、氏名・メールアドレス・利用者IDは含みません。有効期限は、職員用の画面が30日、薬剤科長の管理画面が1日です。
- 勤務表・希望・休暇の状況などの情報は、端末に保存しません。開くたびにサーバから読み込みます。
- アクセス解析や広告のための仕組み（Cookie など）は使いません。
6. 第三者への提供
法令に基づく場合を除き、本アプリで扱う情報を第三者に提供することはありません。情報の保存と画面の配信には、上記のとおり Google および Cloudflare の設備を使います。これらの事業者によるアクセスの記録などの取り扱いは、各社の定めによります。
7. 保存する期間
- 勤務表の記録は、勤務の回数の偏りを数か月から1年以上にわたって確かめるために、過去の分も保存します。
- 操作の記録は、勤務表の変更の経緯を確かめるために保存します。
- 退職などで利用をやめた職員は「停止」にし、ログインできないようにします。
8. 端末をなくしたとき・利用をやめるとき
本アプリを入れたスマートフォンをなくした場合は、すぐに薬剤科長に知らせてください。薬剤科長がその職員の登録を停止するか、招待コードを発行し直すことで、その端末の通行証は使えなくなります。
9. 開示・訂正などのご依頼
自分の情報の確認・訂正・利用の停止を希望する場合は、薬剤科長に申し出てください。
10. お問い合わせ
本アプリと個人情報の取り扱いに関するお問い合わせは、薬剤科長までお寄せください。
11. 改定
本アプリの作りや運用を変えたときは、この内容を改定し、このページでお知らせします。
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